Guarda de Documentos

Atendimento Personalizado: Entre em contato pelo número: (11) 99287-8663

Por que Escolher a Guarda de Documentos da Docknox?

Encontrar um documento nunca foi tão fácil. Na Docknox, oferecemos mais do que simples armazenamento; entregamos sistemas inteligentes de guarda e gerenciamento de documentos físicos e digitais, projetados para simplificar e proteger o patrimônio documental da sua empresa.

Identificação e Catalogação Precisas: Cada documento é cuidadosamente identificado, catalogado e registrado antes de entrar em nossos sistemas de guarda e gerenciamento de documentos
Segurança Codificada e criptografada: Utilizamos códigos e várias camadas de criptografias de segurança para proteger os documentos, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessá-los. Tudo em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Rastreabilidade Total: Mantemos um histórico detalhado de todas as movimentações dos documentos físicos e digitais, oferecendo rastreabilidade total para a sua tranquilidade.
Opção de Lacração: Para um controle extra, oferecemos a opção de lacrar as caixas de armazenagem, garantindo a inviolabilidade dos seus documentos físicos.
Ambiente de Armazenamento Ideal, para a guarda tanto de documentos físicos quanto digitais: Seu patrimônio documental é armazenado em ambientes salubres, com iluminação natural, boa ventilação, controle de pragas e condições ideais de temperatura e umidade. Seus documentos digitais são protegidos debaixo de várias camadas de criptografia, acessados somente mediante rígida política de segurança de controle de acessos e ‘backpeados’ em diferentes servidores em nuvens. Os servidores são mantidos em ambientes eletronicamente seguros, redundante e blindados contra ataques cibernéticos.
Estruturas Conformes: Nossas estantes de aço seguem normas técnicas internacionais, garantindo a segurança e estabilidade do armazenamento. Todos os nossos armazéns são devidamente regularizados junto ao Corpo de Bombeiros. Nossos servidores se encontram em diferentes nuvens, obedecendo os mais rigorosos padrões internacionais de proteção de dados, redundância e contingência em casos de emergências.
Auditoria Permanente: Contamos com um departamento de auditoria independente, que monitora constantemente todos os processos e serviços para garantir a conformidade e segurança.
O arquivo morto é um setor essencial da gestão documental de qualquer empresa, mesmo que, à primeira vista, pareça obsoleto. Ele abriga documentos que já não são utilizados no dia a dia, mas que precisam ser mantidos por obrigações legais, fiscais ou estratégicas. Apesar de inativos, esses arquivos exigem organização, segurança e controle de acesso, pois podem ser solicitados a qualquer momento por auditorias ou processos. Quando mal gerenciado, o arquivo morto pode ocupar espaço valioso, gerar perda de documentos importantes e dificultar a conformidade com legislações como a LGPD.
Na Docknox, oferecemos soluções completas para o armazenamento e gestão de arquivo morto, garantindo um ambiente seguro, climatizado e monitorado 24 horas. Além da guarda física, digitalizamos documentos e integramos tudo a um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), o que facilita o acesso rápido e eficiente sempre que necessário. Com isso, sua empresa ganha em organização, segurança da informação e produtividade, transformando o arquivo morto em um ativo estratégico.

Quanto espaço os arquivos de sua empresa ocupam? E qual é o custo disso?

Para achar um documento físico ou digital, na hora que você precisa, nada melhor do que contar com quem é especializado em guarda e gerenciamento de documentos. Na Docknox seus documentos são identificados e catalogados antes de serem armazenados. O endereço de armazenagem física é codificado e só pode ser revelado aos usuários autorizados. Os documentos digitais são submetidos a várias camadas de criptografia e ficam protegidos de acordo com as normas da LGPD. Todo histórico de movimentações dos documentos é rastreável. Se você preferir pode lacrar as caixas de armazenagem dos documentos físicos, tendo assim mais controle sobre a inviolabilidade destas. Pode também parametrizar permissionamentos diferenciados para acesso aos documentos digitais.

Na Docknox seu patrimônio documental, seja ele físico ou digital, fica armazenado em ambiente salubre, com iluminação natural, boa ventilação, controle de pragas e variação restrita de temperatura e umidade. As estanterias de aço para armazenagem atendem às normas técnicas internacionais e os armazéns são todos devidamente regularizados junto ao Corpo de Bombeiros. Os servidores estão em diferentes nuvens que seguem rigorosas políticas de segurança contra hackers, de back-ups, de redundâncias e de contingenciamento, a fim de garantir a proteção dos dados dos seus documentos digitais.